Oggetto chiaro
L’oggetto è il primo messaggio che viene recepito in un’e-mail. Deve essere formulato con precisione e in modo comprensibile, per informare sul contenuto che segue. Cerca di integrare nell’oggetto quanti più possibili punti pertinenti, indicandoli in modo sintetico e incisivo. Se lo scambio di e-mail si protrae con più risposte, è bene adeguare l’oggetto al contenuto ed eliminare le abbreviazioni automatiche.
Appellativo corretto
Per trovare l’appellativo corretto, ci si dovrebbe sempre basare sulla persona a cui ci si deve rivolgere. Per determinati settori, sono usuali delle forme ufficiali, che è opportuno rispettare. La cultura del «tu» è sempre la benvenuta, in quanto instaura un rapporto più personale, ma si dovrebbe privilegiare questa scelta solo in caso di interessi reciproci.
Indirizzo relativo al cliente
Mettiti nei panni del cliente e imposta lo stile del messaggio di conseguenza. Anziché utilizzare frasi con il pronome «io» o «noi», privilegia l’uso del «tu» o del «Lei». Così, ad esempio, in una conferma scrivi «In allegato trovi la tua conferma» anziché «In allegato ti inviamo la conferma».
Cliché obsoleti
Evita cliché obsoleti, che puoi sostituire con espressioni e formule di saluto attuali. Puoi tranquillamente usare forme moderne e personali senza comunque perdere autenticità. Studia una formula di saluto adeguata, che identifichi ulteriormente il tuo branding. Fai però attenzione a non usare parole straniere.
Maiuscole o minuscole
Nella vita di tutti i giorni si incontrano spesso entrambe le forme. In linea di massima, oggi i pronomi personali, come nel caso del «Lei», si scrivono in minuscolo. Tieni presente che una volta scelta la formula, la si deve utilizzare in modo uniforme e coerente in tutti i canali di comunicazione.
