Mit unserer Mail-Knigge führen wir dich Schritt zu Schritt zu besseren E-Mails.
Präziser Betreff
Der Betreff ist die erste Botschaft, die in einem E-Mail wahrgenommen wird. Dieser sollte daher präzise und verständlich formuliert werden, um über den folgenden Inhalt zu informieren. Versuche möglichst viele wissensrelevante Punkte kurz und knapp in den Betreff zu integrieren. Verlängert sich der E-Mail-Verkehr mit mehreren Antworten, sollte der Betreff dem Inhalt angepasst werden und automatische Abkürzungen entfernt werden.
Zutreffende Anrede
Um die richtige Anrede zu finden, sollte man sich immer auf die anzuschreibende Person orientieren. Für gewisse Branchen zählen weiterhin übliche Formalitäten, welche eingehalten werden sollten. Die «Du» Kultur wird immer beliebter, da dies viel persönlicher wirkt. Diese sollte aber nur bei gegenseitigem Interesse angewendet werden.
Kundschaft bezogene Anschrift
Setzte dich in die Sicht der Kund*innen und richte dabei den Schreibstil auf diese aus. Anstatt Ich- und Wir-Sätze, solltest du Du- oder Sie-Sätze verwenden. So schreibst du bei einer Bestätigung zum Beispiel «In der Beilage findest Du deine Bestätigung» anstatt «In der Beilage senden wir Dir die Bestätigung».
Veraltete Floskeln
Umgehe veraltete Floskeln, welche du mit modernen Aussagen und Grussformeln ersetzen kannst. Du darfst ruhig moderne und persönliche Formen verwenden und authentisch sein. Überlege dir eine passende Grussformel, welche dein Branding noch mehr hervorhebt. Achte dabei aber, dass du keine Fremdwörter verwendest.
Gross oder Klein
Im Alltag trifft man häufig beide Formen an. Grundsätzlich gilt gemäss Duden, das «du» oder «ihr» im Allgemeinen kleingeschrieben wird. Achte dabei, dass die gewählte Variante einheitlich auf allen Kommunikationskanälen angewendet wird.
