Come configurare il modulo Vendita e contabilità?
Per rendere il tuo inizio con Atlanto il più semplice possibile, ti forniamo qui alcuni consigli utili.
È possibile iniziare direttamente con i dati reali o inserire prima dati di prova. Dopo il test, si potrà cancellare l’account in qualsiasi momento e aprirne uno nuovo che contenga le informazioni reali (è sufficiente effettuare nuovamente tutte le impostazioni). Oppure puoi usare un conto demo completamente configurato contattando support@atlanto.ch.
In alternativa a questa FAQ, abbiamo preparato un video.
Impostazioni di base
Il software guida l’utente passo dopo passo attraverso le impostazioni di base. Non preoccuparti, puoi regolare praticamente tutti i dettagli nelle impostazioni successivamente:
Esercizio finanziario:
In quale anno commerciale vorresti iniziare con Atlanto? Aggiungi qui l’anno finanziario (sono possibili più esercizi).
Forma giuridica:
Si noti che a seconda della forma giuridica selezionata viene visualizzato un piano dei conti diverso. Per questo motivo, è importante scegliere la forma giuridica giusta.
Selezione del piano dei conti:
Questa selezione non può essere modificata in seguito! Tuttavia, è possibile modificare il piano dei conti in qualsiasi momento (aggiungere, eliminare o cambiare un conto). Un semplice piano dei conti con circa 200 conti di solito è sufficiente. Il piano di conti per le PMI, con quasi 1.000 conti, è destinato più che altro alle grandi aziende.
Impresa esistente o nuova:
L’unica differenza è che è possibile inserire un bilancio di apertura per un’impresa esistente. È possibile farlo in qualsiasi momento successivo (semplicemente prima della chiusura dell’anno). Se non si è sicuri, selezionare “Impresa esistente”.
Impostazioni IVA:
Qui è possibile specificare il metodo IVA e il tipo di fatturazione. Se desideri sapere di più su questi termini, abbiamo preparato una FAQ separata.
La tua azienda è soggetta all’IVA?:
Se non sei soggetto/a all’IVA, puoi indicarlo qui. Scegli tra l’aliquota netta e il metodo effettivo. Per impostazione predefinita, si dispone del metodo efficace. Se non sai cosa scegliere, non preoccuparti: potrai modificarlo più tardi, purché non abbi ancora effettuato alcuna operazione contabilie.
- Metodo effetivo: Con il metodo effettivo, si paga l’IVA per intero, ma si recupera l’IVA sulle fatture pagate.
- Aliquota saldo: Con l’aliquota saldo si paga un’aliquota ridotta sul fatturato, ma non si può detrarre l’imposta a monte (per usare questo metodo è necessario effetuare una richiesta all’Amministrazione federale delle contribuzioni).
Numero d’identificazione delle imprese (IDI):
Chi è iscritto al registro di commercio, dispone di un numero IDI. È obbligatorio per imprese con un fatturato pari o superiore a 100.000 franchi svizzeri. Troverai il tuo numero IDI in Zefix. Chi non è iscritto al registro di commercio, può lasciare questo campo vuoto. Assicurarti di inserire il numero IDI nel formato corretto (ad esempio, CHE-286.128.876).
Tipo di fatturazione:
Il tipo di fatturazione riguardano il momento in cui viene pagata l’IVA.
- Controprestazioni convenute: L’IVA viene pagata non appena viene emessa la fattura.
- Controprestazioni ricevute: L’IVA viene pagata solo dopo aver ricevuto il denaro (deve essere richiesta all’Amministrazione federale delle contribuzioni).
Periodo contabile:
Indica la periodicità del conteggio dell’IVA. Per impostazione predefinita, è trimestrale per il metodo effettivo e semestrale per il metodo dell’aliquota netta.
Una volta inseriti questi dati, il tuo account verrà configurato in background. L’operazione richiede ora fino a 5 minuti. Nel frattempo, guarda questo video.
Impostazioni dettagliate
Per le impostazioni dettagliate, si passa per una seconda configurazione. Questa richiede solo 1 minuto:
Intervalli numerici:
Qui è possibile scegliere la numerazione dei documenti. Ad esempio, la prima fattura avrà il numero RG000000 e la seconda RG5000001.
Attenzione: Una volta creato il primo documento, non è più possibile modificare la numerazione.
Conti bancari/di cassa:
Aggiungi qui i tuoi conti bancari. È sufficiente inserire l’IBAN. Clicca sul pulsante blu per leggere i dati rimanenti dell’IBAN.
Bollettino di versamento:
Per creare banconote QR, è necessario un QR-IBAN, che non è uguale all’IBAN normale. Troverai il QR-IBAN nel tuo e-banking o richiederlo al tuo consulente bancario. Un QR-IBAN ha un valore compreso tra 30000 e 31999 a partire dalla quinta posizione. Trova ulteriori informazioni qui.
Impostazione della gestione del tempo:
Se si desidera registrare le ore di lavoro o registrare le ore per progetti, è necessario impostare la gestione del tempo. Se questo non è rilevante per te, puoi saltare questo punto.
Primi passi
- Registrare il primo contatto
Accedere alla gestione dei contatti e inserire un primo contatto. Più preciso è l’inserimento del contatto, meno informazioni si dovranno inserire in seguito quando si creerà una fattura.
- Creare una fattura
Andare in Vendite – Ordini e cliccare su Aggiungi. Qui è possibile creare diversi documenti. In questo caso, fare clic su fattura. Ora è possibile inserire tutti i dettagli. Si può aggiungere i propri prodotti utilizzando il pulsante “Aggiungi posizione”. Se si fatturano sempre le stesse posizioni, si consiglia di creare un catalogo prodotti in Vendite – Prodotti.
Una volta inseriti tutti i dati, è possibile visualizzare la fattura facendo clic su “Salva e genera PDF”. Se sei soddisfatto/a, va’ su Azioni e cambia lo stato a “Presentato”. Il codice QR è stato generato e la contabilizzazione è stata effettuata. In Azioni – Genera documento è ora possibile visualizzare la fattura finale.
Se il logo non è ancora presente, è necessario aggiungerlo (Impostazioni – Dati aziendali – Modifica). Se la fattura non include un codice QR, è perché non hai ancora registrato il QR-IBAN (Impostazioni – Vendite – Bollettini di pagamento). Per personalizzare il design della fattura, andare su Impostazioni – Vendite – Modello di documento.
Questa FAQ spiega tutto in dettaglio. Quest’altra spiega come inviare una fattura via e-mail. Per saperne di più sulla creazioine di una fattura, clicca qui.
- Caricare una ricevuta
Scaricare l’app Atlanto e accedere con gli stessi dati di login. È possibile utilizzare l’app per caricare la foto di una ricevuta. Una volta fatto questo, andare su Contabilità – Posta in arrivo. La ricevuta è disponibile qui (dopo avere aggiornato il browser). È anche possibile aggiungere una ricevuta direttamente nella casella di posta.
Questo è il modo migliore per pubblicare le ricevute dall’Inbox e qui ne spieghiamo gli stati.
- Gestire un progetto
Per aprire un progetto, è necessario aver impostato la gestione del tempo. In questa FAQ approfondiamo questo aspetto separatamente.
- Importare le transazioni bancarie
Per trarre il massimo vantaggio da Atlanto, ti consigliamo di importare i tuoi movimenti bancari. Istruzioni per farlo sono disponibili qui. Ti abbiamo anche fornito le istruzioni per varie banche. Atlanto mostra automaticamente quali fatture sono state pagate. Tu o il tuo fiduciario avete anche la possibilità di registrare manualmente tutte le transazioni bancarie.
- Invita fiduciari o dipendenti
Se hai dei dipendenti o se il tuo fiduciario ha bisogno di accedere ad Atlanto, puoi farlo in Impostazioni – Dipendenti. È sufficiente inserire l’indirizzo e-mail e determinare le autorizzazioni di cui l’utente può disporre.
Consigli e suggerimenti
Ecco altri suggerimenti su come utilizzare Atlanto nel modo più efficiente possibile:
- È possibile importare i contatti tramite Excel (Gestione contatti – Contatti – terza icona accanto a Aggiungi).
- Inserire un account per ogni contatto, che verrà suggerito automaticamente per ogni passività (Contatto – Impostazioni di vendita).
- Personalizzare il piano dei conti (Impostazioni – Contabilità – Piano dei conti)
- Gestire il bilancio (Impostazioni – Contabilità – Bilancio)
- Analizzare l’entità delle entrate e dei costi (Contabilità – Analisi)
- Collegare Atlanto con PostFinance in modo che le transazioni bancarie vengano trasferite automaticamente ad Atlanto (Impostazioni – Contabilità – PostFinance).
- Gestione della contabilità delle retribuzioni (inclusa gratuitamente)
- Ricordare ai clienti le fatture scadute (Contabilità – Crediti)
- Tenere un catalogo di prodotti per poter fatturare più velocemente (Vendite – Prodotti). È inoltre possibile utilizzare l’importazione da Excel.
- È possibile assegnare ogni registrazione o fattura a un progetto e quindi eseguire una sorta di contabilità per centri di costo. Se non si desidera visualizzare questo campo, è possibile disattivarlo in Impostazioni – Gestione del tempo – Progetti (prerequisito: La gestione del tempo è impostata)
