Ta première facture – voici comment procéder
C’est l’heure de ta première facture ? Toutes nos félicitations ! À ce stade, prends un moment pour te taper sur l’épaule. La première facture est particulière, résultat d’années d’efforts et de travail. On peut s’en réjouir.
Mais on est peut-être aussi un peu nerveux. Comment établir une facture ? Quelles informations doivent y figurer ? Ou : Est-il même important de savoir à quoi ressemble une facture ? Nous pouvons te rassurer : Nous avons réuni ici les réponses à ces questions.
Pourquoi la facturation est-elle si importante ?
La facturation fait partie intégrante de toute entreprise – sans elle, rien ne serait possible. Celui qui fournit un produit ou un service attend naturellement une compensation financière en retour. L’objectif de la facturation est de consigner par écrit les prestations que tu as fournies et de savoir si tu as été payé pour cela. Si tu veux être compensé à temps et avec précision pour ton travail, tu dois faire de bonnes factures.
En outre, la Suisse pose des exigences précises en matière de contenu et de forme pour la facturation. Le respect de ces exigences permet de déduire la TVA. Dans ce contexte, la responsabilité incombe au destinataire de la facture. Si une facture n’est pas établie correctement, turisques de devoir récupérer l’impôt préalable. Assure-toi donc que les factures que tu reçois des fournisseurs contiennent toutes les informations nécessaires.
Contenu
Une facture doit contenir certaines informations qui peuvent varier en fonction du type d’entreprise. Les petites entreprises sont soumises à des règles spécifiques qui doivent être respectées.
Les informations suivantes doivent apparaître sur ta facture :
- Nom, adresse et numéro de TVA du fournisseur. Le numéro de TVA se compose du numéro d’identification des entreprises (IDE) suivi de la mention « TVA ». Elle ressemblerait à quelque chose comme ça : CHE-123.456.789TVA. L’IDE se trouve en ligne dans l’Index central des raisons de commerce.
- Nom et adresse du destinataire
- Le numéro de facture n’est pas obligatoire, mais définitivement recommandé.
- Date de livraison ou de prestation de services. Si cette date est identique à la date de la facture, cette étape peut être ignorée.
- Une description détaillée du produit ou du service.
- Le prix du produit ou du service.
- Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA, si cette dernière n’est pas déjà incluse dans le prix. Note que de nouveaux taux de TVA seront appliqués à partir du 1er janvier 2024. Tu as besoin d’un rappel ? Nous résumons l’essentiel dans un autre article.
- Les données nécessaires pour les coordonnées bancaires. Donc, IBAN et (obligatoire depuis fin 2022) un bulletin de versement QR.
- Idéalement, les informations sur les conditions de paiement devraient également figurer sur la facture.
- La signature. Celle-ci doit prouver l’authenticité des données transmises.
Tu trouveras de plus amples informations sur les factures et leur contenu sur le portail PME de la Confédération suisse.
Design
Outre le contenu, l’aspect de la facture ne doit pas être négligé. Un design de facture attrayant avec un logo peut souligner le professionnalisme de la facture et renforcer l’image de marque. Une structure claire et une mise en page professionnelle garantissent que ta facture soit attrayante.
Il est essentiel de choisir le bon modèle de facture pour ne pas oublier les informations nécessaires. Il existe de nombreux modèles en ligne qui peuvent être personnalisés afin de répondre aux besoins de ton entreprise. Certaines solutions logicielles sont également particulièrement adaptées à la facturation en bonne et due forme. L’utilisation d’un logiciel de facturation spécialisé permet d’éviter les erreurs et de rendre la facturation plus efficace. Le logiciel de comptabilité Atlanto, par exemple, offre des fonctions qui facilitent la création et la gestion des factures. Elle te permet également de personnaliser le design de tes factures.
Livraison
Lors de l’envoi de la première facture, il est important de communiquer clairement les délais de paiement afin que le destinataire de la facture soit informé de l’échéance. Le choix du bon mode d’envoi et le respect des délais d’expédition peuvent contribuer à ce que la facture parvienne au destinataire dans les délais. Les méthodes d’envoi électroniques comme le courrier électronique sont rapides et rentables. En cas d’envoi postal, il convient de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que la facture parvienne au destinataire dans les délais. Il est conseillé de fixer des délais de paiement qui soient raisonnables et conformes aux conditions commerciales.
Aperçu
Il est important que tu conserves les factures et les justificatifs pendant une certaine période afin d’être prêt à répondre à d’éventuelles questions de l’administration fiscale. La documentation minutieuse de toutes les opérations de paiement est en outre décisive pour une comptabilité transparente. Le scanner de documents d’Atlanto est l’outil parfait pour conserver des documents tels que des factures. L’interface avec le module Vente et Comptabilité permet des écritures rapides et simples.
Il est particulièrement important de garder une vue d’ensemble et de suivre les postes ouverts en temps réel lorsque les factures sont nombreuses. Atlanto te soutient dans cette démarche et simplifie la gestion des factures. Notre outil permet de suivre les factures ouvertes et les délais de paiement. Il est utile pour contrôler la réception des paiements et envoyer des rappels si nécessaire.
En résumé
Une facture doit être établie avec prudence et réflexion. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, mais ce n’est pas très difficile, en suivant les instructions de cet article, tu seras bien entouré. En outre, Atlanto peut certainement te simplifier la tâche. Le logiciel de gestion te permet de conserver rapidement et facilement les factures et les justificatifs. Tu n’as pas non plus à t’inquiéter de savoir si tu as inséré les informations nécessaires ou non, Atlanto te rappelle tout. Si tu as déjà établi une offre, il ne te faut que quelques secondes pour en faire une facture. On voit : Il vaut en tout cas la peine de faire appel à Atlanto pour la première facture.
