Les entrées de temps de projet dans Atlanto servent à comptabiliser les heures travaillées et à facturer les clients.
Dans ce guide, nous abordons spécifiquement les entrées de temps de projet. Pour comprendre la différence entre temps de projet et temps de présence, nous vous renvoyons à l’article Différence entre temps de projet et temps de présence.
1. De quoi as-tu besoin pour travailler avec les entrées de temps de projet ?
1.1. Module Vente & Comptabilité et Module Gestion du temps
Assure-toi d’avoir terminé la configuration des modules « Vente et comptabilité » et « Gestion du temps ».
1.2. Saisir produit
Assure-toi que tu as saisi un produit par tâche avec au moins un prix de vente. Le prix saisi pour le produit sera utilisé plus tard pour la facturation.
1.3. Ajouter un contact
Assure-toi d’avoir saisi le client avec lequel tu vas démarrer un projet dans le Gestionnaire de contacts. Tu peux également y définir le prix de vente pertinent pour ce client.
1.4. Taux horaire des employé⋅es
Si tu veux facturer avec un taux horaire d’employé, il faut saisir un produit par taux horaire d’employé⋅e. Par exemple :
| Nom du produit | Taux horaire pour | Taux horaire |
| «AVOR» | M. Müller | CHF 130 |
| «AVOR» | M. Meier | CHF 160 |
| «Travail sur le chantier» | M. Müller | CHF 130 |
| « Travail sur le chantier » | M. Meier | CHF 160 |
| « Travail sur le chantier » | Mme. Krapf | CHF 170 |
1.5. Saisir employé⋅es et autorisations
Saisis les collaborateurs du projet et le chef de projet sous Paramètres/Collaborateurs. Pour qu’un collaborateur puisse effectuer des saisies de temps, équipe-le au moins de l’autorisation « Gestion du temps – Écritures ». Pour qu’il puisse également établir des factures, il faut lui attribuer le droit « Vente ».
1.6. Ajouter une tâche
Ajoute au moins une tâche dans les Paramètres/Gestion du temps/Tâches. La tâche doit être liée à un produit. Le prix saisi dans le produit est finalement utilisé pour le décompte des heures. Les tâches sont ce que l’on appelle des parties de projet ou peuvent également être considérées comme des phases de projet.
1.6.1. Tâches standard
Si tes tâches sont identiques ou similaires pour chaque projet, tu peux saisir ces tâches répétitives dans les Paramètres/Gestion du temps/Tâches standard. Tu ne saisis alors ces tâches qu’une seule fois et tu peux les utiliser pour plusieurs projets. Si tu souhaites attribuer des tâches standard à un projet, va dans les Paramètres sous Gestion du temps/Projets, clique sur les trois points/editer/Enregistrer et saisir des tâches et saisir des tâches pour le projet concerné et passe à l’onglet Ajouter une tâche standard.
- Quand vaut-il la peine d’utiliser la fonction de projet sous « Vente » et quand ferais-tu mieux d’utiliser le décompte horaire simplifié ?
Dans la fonction projet plus complète, tu peux effectuer certaines évaluations. On peut par exemple analyser si on a dépensé plus pour le projet que ce qui était initialement prévu et offert (voir chapitre 3.5). Si tu ne souhaites pas utiliser cette fonction, utilise la facturation de projet simplifié.
- Créer un nouveau projet
Clique sur le bouton bleu « Ajouter » sous Vente/Projets et remplis les données. Pour l’instant, Atlanto ne demande obligatoirement qu’un nom de projet.
Lorsque tu ouvres le projet, tu vois le tableau de bord du projet avec la première page « Aperçu ». Tu peux y gérer une équipe de projet (voir la barre en haut à droite). Tu peux également définir un budget en cliquant sur le petit crayon bleu à côté de « Aperçu du projet – Budget ».
3.1 Éditer le budget
Sous « Modifier le budget », tu as maintenant la vue suivante. Ces quatre champs sont très importants. Nous t’expliquons ci-dessous ce qu’ils signifient.
3.1.1 Type de budget
Tu peux saisir un montant fixe ou reprendre le montant d’une offre. Pour cela, tu dois lier l’offre au projet. Pour cela, va dans l’onglet « Offres » depuis l’aperçu du projet et crée une nouvelle offre ou fais-le sous « Vente/Commandes ». On peut aussi travailler sans budget.
3.1.2. Membres du projet
Saisis ici les collaborateurs impliqués dans le projet et définir des taux horaires par collaborateur (pertinents pour l’aperçu interne des coûts, pas pour le décompte des heures, voir chapitre 3.2). Si le taux horaire par collaborateur est toujours le même, tu peux le définir comme taux horaire par défaut sous Paramètres/Gestion du temps/Rapports de travail.
3.1.3 Méthode de décompte
Choisis ici si un taux horaire doit être utilisé par collaborateur, par projet ou par tâche. Ceci est important pour l’aperçu des coûts internes, pas pour le décompte des heures (voir à ce sujet l’explication sur l’histogramme ci-dessous).
3.2 Qu’est-ce qui est représenté dans les trois barres de l’aperçu du projet ?
Budget (montant)
Bleu = Montant budgété (voir chapitre 3.1)
Frais encourus
Rose = Coûts saisis manuellement et dettes liées dans l’onglet Coûts (voir chapitre 3.4)
Orange = Heures au taux interne selon chapitre 1.4 ainsi que chapitre 3.1.3. En comparaison avec les coûts facturés, cela peut te donner une indication sur ta rentabilité.
Facturé
Vert = Montants facturés selon les prix des produits selon le chapitre 1.2 (= prix externes = prix facturés)
3.3 Faire des entrées de temps
Pour les entrées de temps, tu ouvres le projet dans la version de bureau et tu sélectionnes le bouton bleu « Saisir l’heure ». Tu peux aussi aller sous « Gestion du temps » et sélectionner le bouton « Saisir l’heure ». Le dernier projet utilisé s’affiche automatiquement. Tu peux y définir une heure de début et de fin ou inscrire une durée. Il faut remplir le projet, la tâche et le client pour que l’entrée de temps puisse être attribuée. On peut aussi utiliser l’application Atlanto pour saisir les temps.
3.4 Ajouter des coûts ou associer des dettes
Dans l’onglet « Coûts », on peut ajouter manuellement des coûts que tu n’as pas intégrés comme heures, comme dettes ou comme écritures dans ta comptabilité. Dans Atlanto, tu peux à tout moment lier une dette ou une écriture à un projet. Pour cela, il te suffit de saisir le nom du projet dans le champ correspondant (lorsque tu démarres le dialogue sous Comptabilité/Écritures ou Comptabilité/Dettes). Ainsi, l’élément de coût correspondant sera pris en compte dans tes coûts de projet.
3.5 Décompter les heures
Pour envoyer une facture à ton client pour les temps enregistrés, retourne dans le projet dans l’onglet « Saisie du temps ». Ici, tu peux filtrer les entrées de temps et facturer toutes celles que tu souhaites.
Plus bas, on peut voir les entrées de temps filtrées avec la tâche, le collaborateur, le montant ou le statut. Veille à ce que le montant affiché soit le taux horaire interne et que ce ne soit pas ce montant qui soit décompté (voir chapitre 1.2). Dès que tu cliques sur « Décompte d’heures », le montant défini sous le produit est utilisé (voir chapitre 1.2.).
En bas, on voit sous forme de tableau, par tâche, ce qui a été budgétisé, combien d’heures ont déjà été investies et combien d’heures il reste du budget. Le taux horaire interne est utilisé ici. Tu définis le budget par tâche dans les Paramètres/Gestion du temps/Tâches.
