Comment mettre en place la gestion du temps ?
Pour pouvoir gérer des projets ou saisir des temps de travail, tu dois mettre en place la gestion du temps. Comme alternative à cette FAQ, nous t’avons préparé une vidéo ici.
Réglages de base
Pour te faciliter la tâche, nous avons créé un assistant étape par étape. Pour le trouver, ouvre l’onglet Gestion du temps.
Saisie des temps :
Choisis ici si tes collaborateurs doivent uniquement saisir des temps de travail ou s’ils doivent également enregistrer des projets. Si tu ne saisis que des temps de travail, sans enregistrement dans des projets, l’établissement est abrégé.
Projet :
Si tu ne saisis que des heures de travail, cette étape est ignorée.
Ajoute un premier projet. Le client, le chef de projet et l’équipe de projet sont facultatifs et peuvent être ajoutés ultérieurement. Tous les collaborateurs que tu as invités à Atlanto et qui ont accepté l’invitation apparaissent ici. Sous “facturable”, tu détermines si les heures saisies sur ce projet peuvent être facturées (facturables au client).
Tâches :
Si tu ne saisis que des temps de travail, cette étape est également ignorée.
Un projet doit toujours contenir au moins 1 tâche. Les tâches constituent le 2e niveau d’un projet. Si tu as les mêmes tâches pour tous les projets, il vaut la peine d’ajouter des tâches standard. Dans l’onglet “Ajouter une tâche standard”, tu as déjà des tâches prédéfinies que tu peux adapter ici et ajouter au projet.
Tu peux aussi ajouter tes propres tâches.
Si nécessaire, on peut définir à ce stade un budget horaire et un taux horaire pour cette tâche. Ces thèmes sont surtout pertinents pour la facturation des heures, nous avons fait un article séparé à ce sujet.
Profils de jours fériés :
Sélectionne ici les jours fériés que tu as dans l’année. Tu peux utiliser un modèle cantonal et ou les ajouter manuellement à tout moment.
Profil de temps de travail :
Ajoute un profil de temps de travail. Indique le nombre de jours de vacances et d’heures de travail par semaine. Tu peux aussi choisir les jours où les collaborateurs travaillent. Dans l’étape suivante, tu attribueras un tel profil de temps de travail à chaque employé∙e.
Rapports de travail :
Attribue maintenant un profil de temps de travail à tous les collaborateurs. Pour cela, va sur les 3 points à côté du nom et sélectionne “gérer”. Tu peux maintenant sélectionner le contrat de travail qui s’applique à l’employé∙e concerné∙e. En outre, les 3 points te permettent également de désigner le résponsable hiérarchique. Ceci est pertinent pour l’approbation des vacances ou également pour adapter les entrées.
Seuls les collaborateurs qui ont reçu et accepté l’invitation à Atlanto sont affichés à cet endroit. Important : Si tu n’invites les autres collaborateurs à Atlanto qu’après l’installation, n’oublie pas que tu dois leur attribuer un rapport de travail (Paramètres – Gestion du temps – rapport de travail), sinon les vacances et les heures théoriques ne fonctionneront pas.
Types d’absence :
Ici, tu peux saisir d’autres types d’absences (par ex. maladie) et déterminer si le collaborateur reçoit un crédit d’heures ou si son compte de vacances doit être débité lorsque cette absence est sélectionnée.
Premiers pas
- Télécharger l’application
Pour pouvoir également saisir les temps de travail via l’application, il faut télécharger l’application Atlanto. Tu peux te connecter avec les mêmes données.
- Diriger ton projet
Sous Vente – Projets, tu peux ajouter de nouveaux projets ou modifier des projets existants.
Si tu sélectionnes un projet, tu accèdes au tableau de bord. Tu y trouveras un aperçu des membres de l’équipe, des tâches et du budget. Clique sur les crayons bleus pour effectuer des modifications.
Lors du traitement du budget, tu peux également choisir une méthode de décompte. Cela signifie que tu décides quel taux horaire doit être appliqué lors du décompte des heures de travail : le collaborateur, les tâches ou le projet. Sous “Type de budget”, tu peux choisir entre aucun budget, un budget après une offre ou un montant manuel.
- Ajoute des collaborateurs
Pour que les collaborateurs puissent saisir leur temps de travail dans Atlanto, tu dois les ajouter sous Paramètres – Collaborateurs. Attention : N’oublie pas de leur attribuer un rapport de travail sous Paramètres – Gestion du temps – Rapports de travail.
Conseils et astuces
Atlanto peut faire beaucoup de choses. Voici quelques conseils supplémentaires pour utiliser Atlanto le plus efficacement possible :
- Tu peux facturer des heures directement à partir d’Atlanto. Les heures décomptées sont ensuite marquées ainsi. Tu apprendras ici comment le faire.
- Tu peux saisir un budget sous forme de nombre d’heures (Paramètres – Gestion du temps – Tâches) ou sous forme de montant dans le tableau de bord du projet.
- Attribue un rapport de travail à chaque collaborateur, sinon il ne peut pas saisir de vacances, par exemple.
- En tant que chef de projet, on a la possibilité de corriger les heures de travail ou de les saisir pour d’autres collaborateurs (qui sont sur ce projet).
- Tu peux télécharger des photos pour chaque projet (Projet- Tableau de bord – Autres documents).
- En plus des heures, tu peux également attribuer des coûts à chaque projet. Pour cela, tu as la possibilité de choisir un projet dans chaque réservation.
