Que signifie la catégorie dans la boîte de réception ?
Atlanto te propose 4 statuts différents dans la boîte de réception. L’idée est que celui qui télécharge le document puisse communiquer des informations à celui qui l’enregistre. Tu peux indiquer le statut dans l’app Atlanto ou lors du téléchargement dans Atlanto. De plus, tu as la possibilité d’éditer la catégorie dans la boîte de réception avec les 3 points après coup.
Les différentes catégories ont la signification suivante :
Pas encore payé
Cette catégorie permet de marquer les factures qui doivent encore être payées. Cela signifie qu’il faut encore saisir une dette à partir de là et déclencher ensuite le paiement. Si tu veux créer une dette àpartir de ce document, clique sur les 3 points.
Dans un autre FAQ, tu trouveras une explication sur la manière la plus simple de saisir la dette et sur la manière de payer la dette via ta banque.
Déjà payé
Choisis ce statut si la transaction concernée a déjà été payée. Il peut s’agir par exemple d’une facture Swisscom payée par prélèvement automatique ou d’un achat à la station-service avec la carte EC de l’entreprise (le débit est effectué sur le compte bancaire). La personne qui tient la comptabilité sait maintenant qu’elle verra cette transaction à la banque et qu’elle ne devra pas encore la saisir comme une dette. Il y a maintenant 2 possibilités d’enregistrer ce document. La première possibilité est de faire une écriture COFI directement depuis la boîte de réception :
La deuxième possibilité est d’attacher le document directement à une transaction bancaire. Dans cette FAQ, tu verras en détail comment faire. Pour cela, tu vas dans les mouvements bancaires et tu y saisis une écriture COFI. Ensuite, tous les documents qui ont le statut “déjà payé” s’affichent.
Payé en personne
Les frais de collaborateurs font partie de cette catégorie. Si un collaborateur (ou le propriétaire lui-même) a payé des frais professionnels à titre privé, il peut marquer ce document avec la catégorie “payé en personne”. Le collaborateur comptable sait maintenant que ce montant doit être versé :
- (1) : On sait quel collaborateur doit être compensé pour les frais.
- (2) : On voit le montant
- (3) : Dans Atlanto, il est possible d’enregistrer un processus d’autorisation (ceci est contrôlé par les autorisations d’accès du collaborateur). On voit ici si le document a été approuvé ou non.
Tu as maintenant 2 possibilités pour payer les frais au collaborateur. Soit tu saisis une dette envers le collaborateur (voir catégorie “Pas encore payé”), soit tu paies les frais directement avec le salaire. Si tu veux payer les frais directement avec le salaire, choisis parmi les 3 points “Saisir un mouvement salarial”.
Ensuite, toutes les notes de frais de ce collaborateur s’affichent. Tu as ici les possibilités suivantes :
- (1) : Sélectionne tous les documents que tu veux payer
- (2) : Avec quelle entrée de salaire les frais doivent-ils être payés ?
- (3) : Ici, tu peux inscrire l’entrée de salaire (le collaborateur la verra ainsi sur sa fiche de salaire).
- (4) : Le montant est calculé automatiquement. Tu peux le modifier ultérieurement.
- (5) : Si nécessaire, l’écriture peut être adaptée
- (6) : Avec quel salaire mensuel les frais doivent-ils être payés ?
- (7) : Termine l’écriture
Lors du prochain traitement de salaire, ces frais seront automatiquement pris en compte.
Payé par carte de crédit d’entreprise
Avec la catégorie “Payé par carte de crédit de l’entreprise”, tu marqueras tous les justificatifs que tu as payés avec la carte de crédit de l’entreprise. La particularité de ces transactions est que tu reçois le débit de manière groupée sur ta banque. Cela signifie que tu ne trouveras pas le montant exact du justificatif sur ton relevé bancaire. Pour cette raison, il est important que tu les catégorises séparément. Il existe différentes possibilités pour comptabiliser le décompte de la carte de crédit. Tu peux saisir une dette ou passer directement une écriture COFI. Une autre possibilité est d’utiliser directement la fonction “Comptabiliser le paiement par carte de crédit” à partir des mouvements bancaires.
