Die erste Rechnung – was muss man beachten?
Nach einem langen Gründungsprozess ist es endlich Zeit für deinen ersten Auftrag – und deine erste Rechnung. Was musst du dabei beachten? Was muss sie beinhalten? Wie soll sie aussehen? Auf diese Fragen gehen wir im folgenden Artikel ein.
Wird es Zeit für deine erste Rechnung? Wir gratulieren! Nimm dir an dieser Stelle einen Moment und klopf dir auf die Schulter. Die erste Rechnung ist Besonders, Ergebnis jahrelanger Mühe und Arbeit. Darüber darf man sich gerne freuen.
Vielleicht ist man aber auch ein bisschen nervös. Wie erstellt man eine Rechnung? Welche Informationen müssen darauf erscheinen? Oder: Ist es überhaupt wichtig, wie eine Rechnung aussieht? Wir können dich beruhigen: Die Antwort auf diese Fragen haben wir hier zusammengestellt.
Warum ist die Rechnungsstellung so wichtig?
Die Rechnungsstellung gehört in jedes Unternehmen – ohne sie ginge nichts. Wer ein Produkt oder eine Dienstleistung erbringt, erwartet dafür natürlich finanziellen Ausgleich. Ziel der Rechnungsstellung ist, schriftlich festzuhalten, welche Leistungen du erbracht hast und ob du dafür bezahlt worden bist. Möchtest du rechtzeitig und genau für deine Arbeit kompensiert werden, musst du gute Rechnungen schreiben.
Ausserdem stellt der Bund genaue inhaltliche und formelle Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Erfüllung dieser Anforderungen ermöglicht den Vorsteuerabzug. Dabei liegt die Verantwortung beim Rechnungsempfänger. Wird dir eine Rechnung also nicht korrekt ausgestellt, riskierst du eine Rückforderung der Vorsteuer. Stelle also sicher, dass die Rechnungen, die du von Lieferanten erhältst, alle nötigen Informationen beinhalten.
Inhalt
Eine korrekte Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, die je nach Art des Unternehmens variieren können. Für Kleinunternehmer gelten spezielle Regelungen, die beachtet werden müssen.
Folgende Informationen sollten auf deine Rechnung erscheinen:
- Name, Adresse und MWST-Nummer des Lieferanten. Die MWST-Nummer besteht aus der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz „MWST“. Sie würde etwa so aussehen: CHE-123.456.789MWST. Die UID findet man online im Zentralen Firmenindex.
- Name und Adresse es Empfängers
- Die Rechnungsnummer ist nicht Pflicht, aber definitiv empfehlenswert.
- Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung. Ist dieses Datum gleich dem Rechnungsdatum, kann dieser Schritt übersprungen werden.
- Eine detaillierte Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung.
- Der Preis des Produkts oder der Dienstleistung.
- Der anwendbare Mehrwertsteuersatz und MWST-Betrag, wenn letzterer nicht schon im Preis enthalten ist. Beachte hierbei, dass seit dem 1. Januar 2024 neue Mehrwertsteuersätze gelten. Brauchst du dazu einen Refresher? In einem anderen Artikel fassen wir das Wichtigste zusammen.
- Die nötigen Daten zur Bankverbindung. Also, IBAN und (seit Ende 2022 obligatorisch) ein QR-Einzahlungsschein.
- Informationen zu den Zahlungsbedingungen sollten im Idealfall auch auf der Rechnung erscheinen.
- Die Signatur. Diese soll die Echtheit der übermittelten Daten beweisen.
Weitere Informationen zu Rechnungen und deren Inhalte findest du im KMU Portal des Bundes.
Design
Ausser dem Inhalt ist auch das Aussehen der Rechnung nicht zu vernachlässigen. Ein ansprechendes Rechnungsdesign mit Logo kann die Professionalität der Rechnung unterstreichen und das Markenimage stärken. Eine klare Struktur und ein professionelles Layout sorgen dafür, dass deine Rechnung übersichtlich und ansprechend gestaltet ist.
Die Auswahl der richtigen Rechnungsvorlage ist entscheidend, um die erforderlichen Informationen nicht zu vergessen. Es gibt viele Vorlagen online, die individuell angepasst werden können, um den Bedürfnissen deines Unternehmens gerecht zu werden. Für die ordnungsgemäße Rechnungserstellung sind auch bestimmte Softwarelösungen besonders geeignet. Durch die Verwendung einer spezialisierten Rechnungssoftware können Fehler vermieden und die Rechnungsstellung effizienter gestaltet werden. Die Buchhaltungssoftware Atlanto, zum Beispiel, bietet Funktionen, welche die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen erleichtern. Sie erlaubt dir auch, das Design deiner Rechnungen individuell anzupassen.
Versand
Beim Versand der ersten Rechnung ist es wichtig, die Zahlungsfristen klar zu kommunizieren, damit der Rechnungsempfänger über die Fälligkeit informiert ist. Die Wahl des richtigen Versandwegs und die Beachtung von Versandfristen können dazu beitragen, dass die Rechnung termingerecht beim Empfänger eingeht. Elektronische Versandmethoden wie E-Mail sind schnell und kosteneffizient. Beim postalischen Versand sollten die erforderlichen Maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass die Rechnung den Empfänger rechtzeitig erreicht. Es ist ratsam, Zahlungsfristen festzulegen, die angemessen sind und den Geschäftsbedingungen entsprechen.
Überblick
Rechnungen und Belege solltest du auf jeden Fall für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, um bei eventuellen Rückfragen seitens des Finanzamts vorbereitet zu sein. Die sorgfältige Dokumentation aller Zahlungsvorgänge ist ausserdem entscheidend für eine transparente Buchhaltung. Atlantos Belegscanner ist das perfekte Tool zur Aufbewahrung von Dokumenten, wie Rechnungen. Die Schnittstelle zum Modul Verkauf und Buchhaltung erlaubt schnelle und einfache Buchungen.
Besonders bei einer Vielzahl von Rechnungen ist es wichtig, den Überblick zu behalten und offene Posten zeitnah zu verfolgen. Atlanto unterstützt dich dabei und vereinfacht die Verwaltung von Rechnungen. Unser Tool erlaubt die Nachverfolgung offener Rechnungen und Zahlungsfristen und ist hilfreich, um den Zahlungseingang zu kontrollieren und bei Bedarf Mahnungen zu versenden.
Zusammenfassend
Eine Rechnung muss mit Vorsicht und Bedacht erstellt werden. Es gibt vieles zu beachten, ist trotzdem nicht sehr schwierig. Mit den Anweisungen in diesem Artikel bist du aber gut aufgehoben. Ausserdem kann dir Atlanto auf jeden Fall die Aufgabe vereinfachen. Mit der Business Software kannst du Rechnungen und Belege schnell und unkompliziert aufbewahren. Du musst dir auch keine Sorgen darum machen, ob du die nötigen Informationen eingefügt hast, oder nicht, Atlanto erinnert dich an alles. Hast du schon eine Offerte erstellt, braucht es nur wenige Sekunden, um daraus eine Rechnung zu erstellen. Man sieht: Es lohnt sich auf jeden Fall Atlanto für die erste Rechnung hinzuzuziehen.
