Statusänderungen
Die Auftragstypen in Atlanto haben jeweils verschiedene Status in denen sie sich befinden können. Dies hilft dir, deine Auftragslage besser im Blick zu haben und administratives Chaos zu vermeiden. Ausserdem unterstützen die Status dich dabei, per Knopfdruck aus z.B. einer Offerte eine Rechnung zu erstellen. Unten aufgeführt siehst du die einzelnen Auftragstypen mit deren möglichen Status und den daraus resultierenden Optionen.
Hinweis: Die Status sind niemals definitiv, du kannst sie bei Bedarf in jedem Fall wieder ändern.
Vorlage: Dieser Auftragstyp kann die Status “Entwurf” und “Angenommen” haben. Bei der Ersterstellung des Dokuments befindet es sich automatisch im Status “Entwurf” und kann so gespeichert werden. Ist die Vorlage definitiv akzeptiert worden, kannst du sie auf “Angenommen” setzen. Somit kannst du sie nicht mehr bearbeiten und folgende Dokumenttypen können per Knopfdruck daraus erstellt werden:
- Vorlage (Kopie)
- Offerte
- Auftragsbestätigung
- Rüstschein
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Offerte: Eine Offerte hat einen der vier Status “Entwurf”, “Gestellt”, “Angenommen” oder “Abgelehnt”. Bei der Ersterstellung ist auch dieses Dokument automatisch auf “Entwurf”.
Hast du die Offerte nun an deinen Kunden versendet, kannst du sie “Gestellt” setzen und nach dem du ein Feedback deines Kunden erhalten hast auf “Angenommen” oder ” Abgelehnt”. Aus einer angenommen Offerte lassen sich folgende Dokumente per Knopfdruck erstellen:
- Auftragsbestätigung
- Rüstschein
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Auftragsbestätigung: Bei einer Auftragsbestätigung kannst du auf die Status “Entwurf” oder “Angenommen” treffen. Wie bei allen Dokumenten startest du auch hier im Status “Entwurf” und hast die Möglichkeit das Dokument auf “Angenommen” zu setzen. Ist das Dokument auf “Angenommen” kannst du daraus folgende Dokumente erstellen:
- Rüstschein
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Rüstschein: Bei der Ersterfassung startest du im Status “Entwurf” und hast danach die Möglichkeit den Rüstschein auf den Status “Definitiv” zu setzen. Im definitiven Status ist das Dokument nicht bearbeitbar. Danach kannst du aus dem Rüstschein folgende Dokumente erstellen:
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Lieferschein: Analog den anderen Dokumenten startest du hier im Status “Entwurf” und kannst in bei Bedarf auf “Angenommen” anpassen. Sobald der Status “Angenommen” gesetzt wurde, kannst du daraus folgende Dokumente erstellen:
- Rechnung
- Gutschrift
Rechnung: Auch der Dokumenttyp “Rechnung” startet im Status “Entwurf”. Hier kannst du den Status auf “Gestellt” setzen sobald du Rechnung an deinen Kunden versendet hast. Hieraus lassen sich keine weiteren Dokumente erstellen.
Hinweis: In dem Moment in dem du die Rechnung auf “Gestellt” setzt, wird automatisch eine entsprechende Forderung erstellt. Diese findest du unter Forderungen und in deinem Buchungsjournal. Solltest du die Rechnung wieder in den Status “Entwurf” setzen oder sogar löschen, wird die Buchung automatisch aus deinem Buchungsjournal und deinen Forderungen gestrichen.
Gutschrift: Wenig überraschend startet man auch hier im Status “Entwurf” und kann diesen auf “Angenommen” anpassen. Auch dieser Dokumententyp kann im angenommenen Status nicht mehr bearbeitet werden. Hier lässt sich kein weiterer Dokumenttyp erstellen.
