Dokumentarten in Atlanto
Unter Verkauf/Aufträge kannst du alle in Atlanto verfügbaren Dokumente erstellen.
Grundsätzlich sind alle Dokumente gleich aufgebaut (siehe Tutorial «Wie erstelle ich eine Rechnung?» ab Schritt 4). Was ändert, ist der Titel sowie zum Beispiel die Möglichkeit, beim Lieferschein eine zusätzliche Lieferadresse zu verwenden oder dass es dir aus der Rechnung direkt eine Forderung erstellt, sobald der Status auf «Gestellt» gesetzt wird.
Welche Dokumente du benutzen solltest, hängt von deinen Produkten und deiner Prozessgestaltung ab.
Im Folgenden erklären wir dir sämtliche Dokumentarten und deren Zusammenhänge in Atlanto.
Vorlage
Vorlagen zu erstellen lohnen sich, wenn du auf Basis der gleichen Positionen und Inhalte, regelmässig Dokumente erstellen möchtest. Der Vorteil der Vorlage ist, dass du mittels Klick auf die drei Punkte und dann «Dokument erstellen» die Inhalte in andere Dokumenttypen übertragen kannst. Die Vorlage bietet dir somit die höchste Flexibilität.
Offerte
Du behältst die Übersicht über deine Offerten, wenn du mit den Status arbeitest (Entwurf, Gestellt, Angenommen, Abgelehnt).
Wenn du die Offerte auf Status “Angenommen” setzt, kannst du direkt eine Rechnung oder ein anderes Dokument daraus erstellen (klicke auf die drei Punkte, dann «Dokument erstellen»).
Auftragsbestätigung
Sobald du den Status auf «Angenommen» gesetzt hast, hast du die Möglichkeit, die Auftragsbestätigung in andere Dokumente umzuwandeln.
Lieferschein
Das spezielle beim Lieferschein ist, dass du nebst der Rechnungsadresse, auch eine Lieferadresse erfassen kannst. Um eine Lieferadresse hinzuzufügen, klickst du nochmals auf «Kunde wählen» und dann beim Dropdown-Feld Lieferadresse anwählen. Wenn du den Status des Lieferscheins auf «Angenommen» setzt, kannst du dann eine Rechnung oder eine Gutschrift daraus erstellen, sodann nur noch die Rechnungsadresse verwendet wird.
Rechnung
Das spezielle an einer Rechnung ist, dass, wenn du diese auf den Status «Gestellt» setzt, beim Drucken ein QR-Einzahlungsschein auf die letzte Seite gedruckt wird, sofern du diesen auch korrekt erfasst und hinzugefügt hast (siehe dazu das Tutorial «QR-Rechnung – was muss ich wissen?»). Zudem wird dir im Modul Buchhaltung/Forderungen automatisch eine Forderung erstellt.
Gutschrift
Die Gutschrift wird benutzt, um den Kunden die Gutschrift von zu viel bezahlten Beträgen zu bestätigen. Das Dokument «Gutschrift» wird, nicht wie beim Dokument «Rechnung», in der Buchhaltung aktiviert. Es dient lediglich zur schriftlichen Bestätigung. Berücksichtige folgende Situationen:
- Zu viel bezahlter Betrag: Gehe zu einer Forderung, klicke auf die drei Punkte, dann «offene Position begleichen», beim Feld «erhaltener Betrag» trägst du den totalen Betrag ein. Es wird ein Guthabenkonto für den Kunden geführt, das bei der Verbuchung der nächsten Rechnung wieder verwendet werden kann.
- Falls du dem Kunden den Betrag direkt zurücküberweisen möchtest, löse die Minus-Aktivposition des Kontos 1100 mit Gegenkonto der Bank wieder auf.