Was bedeutet der Status in der Inbox?
Atlanto bietet dir 4 verschiedene Status in der Inbox. Die Idee dahinter ist, dass derjenige der den Beleg hochlädt, demjenigen der den Beleg verbucht, Informationen mitteilen kann. Den Status kannst du in der Atlanto App oder beim Upload in Atlanto angeben. Zudem hast du die Möglichkeit die Kategorie in der Inbox mit den 3 Punkten im Nachhinein zu bearbeiten.
Die einzelnen Kategorien haben folgende Bedeutung:
Noch nicht bezahlt
Mit dieser Kategorie markiert man Rechnungen, die noch zu bezahlen sind. Das bedeutet, dass man daraus noch eine Verbindlichkeit erfassen muss und danach die Zahlung auslösen kann. Wenn du eine Verbindlichkeit aus diesem Beleg erstellen möchtest, kannst du auf die 3 Punkte klicken.
In einem anderen FAQ findest du eine Erklärung, wie du am einfachsten die Verbindlichkeit erfasst und wie du die Verbindlichkeit via deine Bank auszahlst.
Bereits bezahlt
Wähle diesen Status, wenn die betroffene Transaktion bereits bezahlt ist. Das kann z.B. eine per Lastschriftverfahren bezahlte Swisscom Rechnung sein oder ein Einkauf an der Tankstelle mit der Firmen EC-Karte (die Belastung kommt auf das Bankkonto). Derjenige, der die Buchhaltung macht, weiss nun, dass er diese Transaktion auf der Bank sehen wird und sie nicht noch als Verbindlichkeit erfassen muss. Es gibt nun 2 Möglichkeiten diesen Beleg zu verbuchen. Die erste Möglichkeit ist, eine FIBU-Buchung direkt aus der Inbox zu machen:
Die zweite Möglichkeit ist, den Beleg direkt an einer Banktransaktion zu hängen. In diesem FAQ siehst du im Detail, wie man das macht. Dazu gehst du in die Bankbewegungen und erfasst dort eine FIBU-Buchung. Anschliessend werden dir alle Belege angezeigt, die den Status “bereits bezahlt” haben.
Selbst bezahlt
In dieser Kategorie gehören Mitarbeiterspesen. Wenn ein Mitarbeiter (oder der Inhaber selbst) Geschäftsspesen privat bezahlt hat, kann er diesen Beleg mit der Kategorie “selbst bezahlt” markieren. Der Mitarbeiter in der Buchhaltung weiss nun, dass dieser Betrag dem Mitarbeiter ausbezahlt werden muss:
- (1): Es ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter die Spesen zugute hat
- (2): Man sieht den Betrag
- (3): In Atlanto hat man die Möglichkeit einen Bewilligungsprozess zu hinterlegen (dies steuert man über die Berechtigungen des Mitarbeiters). Hier sieht man, ob der Beleg bewilligt wurde oder nicht.
Du hast nun 2 Möglichkeiten, um die Spesen dem Mitarbeiter auszuzahlen. Entweder erfasst du eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter (siehe Kategorie “Noch nicht bezahlt”) oder du zahlst die Spesen direkt mit dem Lohn aus. Wenn du die Spesen direkt mit dem Lohn auszahlen möchtest, wählst du bei den 3 Punkten “Lohnbewegung erfassen”.
Anschliessend werden dir alle Spesenbelege dieses Mitarbeiters angezeigt. Du hast hier folgende Möglichkeiten:
- (1): Wähle alle Belege aus, die du auszahlen möchtest
- (2): Mit welcher Lohnart sollen die Spesen ausbezahlt werden?
- (3): Hier kannst du die Lohnart beschriften (so siehts der Mitarbeiter auf seiner Lohnabrechnung)
- (4): Der Betrag wird automatisch berechnet. Du kannst den Betrag nachträglich bearbeiten.
- (5): Bei Bedarf kann die Buchung angepasst werden
- (6): Mit welchem Monatslohn sollen die Spesen ausbezahlt werden?
- (7): Schliesse die Buchung ab
Beim nächsten Lohnlauf werden diese Spesen automatisch berücksichtigt.
Mit Firmenkreditkarte bezahlt
Mit der Kategorie “Mit Firmenkreditkarte bezahlt” markierst du alle Belege, die du mit der Firmenkreditkarte bezahlt hast. Das Spezielle an diesen Transaktionen ist, dass du die Belastung gesammelt auf deiner Bank erhältst. Das bedeutet, du findest den exakten Betrag des Beleges nicht auf deinem Bankauszug. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du diese separat kategorisierst. Bei der Verbuchung der Kreditkartenabrechnung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Du kannst eine Verbindlichkeit erfassen oder direkt eine FIBU-Buchung machen. Eine weitere Möglichkeit ist, direkt aus den Bankbewegungen die Funktion “Kreditkartenzahlung verbuchen” zu benutzen.
