Est-ce que je puis importer mes contacts ?
Oui, il est possible d’importer les contacts par téléchargement Excel. Pour cela, il faut mettre ses propres contacts dans le format prédéfini du fichier d’importation et on peut ensuite les importer dans Atlanto. Pour importer les contacts, il faut aller dans le gestionnaire de contacts (1) et cliquer sur l’icône d’importation (2).
Ensuite, télécharge le modèle.
Tous les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque. En outre, il faut tenir compte de plusieurs choses lors du remplissage du modèle :
- (1) Entreprise, collaborateurs, particulier : Atlanto fait la distinction entre ces types de contacts. Cela signifie qu’il faut remplir la languette par espèce. Pour les collaborateurs, il est important que l’entreprise soit également saisie dans l’onglet Entreprise.
- (2) Langue : La langue doit être écrite exactement comme elle est indiquée (allemand, anglais, français, italien).
- (3) Pays : Le même principe s’applique au pays (p. ex. Suisse, Autriche, Allemagne, France).
- (4) Groupes d’adresses et balises : Si celles-ci n’existent pas encore dans Atlanto, le logiciel saisit automatiquement les nouveaux groupes d’adresses ou tags. On peut aussi saisir manuellement de nouveaux groupes d’adresses et tags sous Paramètres – Gestionnaire de contacts – Groupes d’adresses / Tags. Avec un tag, on peut marquer les contacts avec des thèmes précis (par ex. tous les contacts qui devraient recevoir une carte de Noël).
- (5) Compte de comptabilisation : On peut saisir ici quel compte doit être sélectionné dans la comptabilité lorsqu’une écriture est effectuée avec ce contact.
- En outre, les collaborateurs doivent s’adresser soit à Monsieur, Madame, Madame et Monsieur, soit à la famille.
- Les majuscules et les minuscules doivent également être respectées
Une fois que l’on a rempli le modèle Excel, on peut maintenant procéder au téléchargement. Pour cela, il suffit d’enregistrer le modèle et de fermer Excel. Ici, on obtient encore une fois des indications sur ce à quoi il faut faire attention et quels textes sont autorisés.
Si l’on n’a pas respecté certaines directives, un message d’erreur s’affiche en bas lors du téléchargement avec l’explication de ce qui a été mal saisi.
Note qu’aucune vérification des doublons n’est effectuée. Cela signifie que même si le contact est déjà saisi dans Atlanto, un deuxième contact est simplement créé. De plus, il n’est pas possible d’annuler le téléchargement. Les contacts déjà téléchargés ne peuvent être supprimés que manuellement.
