Est-ce que je puis envoyer une facture directement par courriel ?
Oui, il est possible d’envoyer tous les documents de commande par courriel directement depuis Atlanto. Pour cela, on a 2 possibilités. On envoie le mail directement via Atlanto (l’expéditeur est [email protected]) ou on télécharge le texte et on l’envoie depuis son propre programme de messagerie. L’avantage de la deuxième variante est que les courriels atterrissent moins souvent dans le dossier spam et que l’on dispose de l’historique des courriels dans son programme de messagerie.
Pour envoyer la facture, par exemple, il faut aller sur “Actions” (1) et “Envoyer par courriel” (2).
Ensuite, la vue de l’envoi du courriel s’ouvre. Ici, il est possible de saisir différentes données :
- (1) Expéditeur : si l’on envoie le courriel directement via Atlanto, celui-ci apparaît comme expéditeur du courriel.
- (2) Destinataire : si l’adresse électronique du destinataire de la facture a été saisie dans le contact, elle est automatiquement sélectionnée ici. Pour les entreprises, il faut noter que c’est l’adresse électronique de la personne de contact qui est sélectionnée ici, et non l’adresse de l’entreprise. Cela signifie qu’aucune adresse électronique n’est sélectionnée ici si aucune personne de contact n’est saisie sur le contact et sélectionnée comme “votre contact” dans la facture.
- (3) Objet : le type de document (offre, facture, confirmation de commande, etc.) et le numéro de document sont sélectionnés par défaut comme objet. L’objet par défaut peut être adapté séparément pour chaque document dans les paramètres sous Vente – Textes (voir plus bas).
- (4) Annexes : par défaut, le document est joint au format PDF. On a la possibilité de joindre d’autres annexes. Ces annexes peuvent être ajoutées dans le masque précédent sous “Fichiers”.
- (5) Mailtext: Den Text kann man direkt an dieser Stelle anpassen oder als Alternative kann man den Standard Mail-Text in den Einstellungen unter Verkauf – Texte für jedes Dokument separat anpassen (siehe weiter unten)
- (6) Senden: Mit diesem Button sendet man das Mail direkt via Atlanto (Absender: [email protected])
- (7) Herunterladen: Mit diesem Button kann man das Mail in das eigene Mailprogramm (z.B. Outlook) herunterladen und von dort schicken
- (5) Texte du courriel : on peut adapter le texte directement à cet endroit ou, comme alternative, on peut adapter le texte standard du courriel séparément pour chaque document dans les paramètres sous Vente – Textes (voir en bas).
- (6) Envoyer : ce bouton permet d’envoyer le courriel directement via Atlanto (expéditeur : [email protected]).
- (7) Télécharger : ce bouton permet de télécharger le courriel dans ton propre programme de messagerie (p.ex. Outlook) et de l’envoyer à partir de là.
Dans les Paramètres (1) sous Vente (2) – Textes (3), on peut saisir le texte standard du courriel pour tous les documents. On a ici les possibilités suivantes :
- (4) Langue du contenu : dans quelle langue est-ce qu’on souhaite adapter le standard ?
- (5) Type de texte : pour quel type de document (offre, facture, etc.) est-ce qu’on souhaite saisir les données ?
- (6) Titre, en-tête, note de bas de page : il s’agit des indications standard sur ce qui sera imprimé sur le document individuel (n’est pas pertinent ici).
- (7) E-mail : L’objet et le texte peuvent être personnalisés ici.
- (8) Logo : on peut ajouter ici un logo à la fin du texte du courriel.
