Lohnlauf zurücksetzen
Du kannst immer nur den letzten Lohnlauf zurücksetzen. Bevor du das tun kannst, muss der Zahllauf, der zu diesem Lohnlauf passt, auch zurückgesetzt werden. Der Grund liegt darin, dass gewisse Abzüge auf denen der vergangenen Monate basieren. Zum Beispiel gilt für die UVG ein Maximum von CHF 148’200. Wenn du den Lohn rückwirkend so anpasst, dass dieser Betrag erreicht wird, dann wären die darauffolgenden Lohnabrechnungen falsch. Also kann nur der letzte Lohnlauf zurückgesetzt werden.
Hast du beispielsweise die Lohnabrechnungen für Januar, Februar und März erstellt und hast im April festgestellt, dass du einen Fehler in der Januar Lohnabrechnung gemacht hast, dann musst du zuerst den März und den Februar zurücksetzen, bevor du den Januar zurücksetzen und bearbeiten kannst. Zudem müssen alle Zahlläufe vom Januar, Februar und März zurückgesetzt sein.
Beachte, dass mit der Bezeichnung «letzter Lohnlauf» immer die Periode gemeint ist, nicht das Datum der Erstellung des Lohnlaufs. Ein Beispiel: Du hast für 3 Mitarbeiter den Lohnlauf vom Januar, Februar und März erstellt, dann im April für einen anderen Mitarbeiter separat den Februar und März erstellt. In diesem Fall gilt der März als letzter Lohnlauf. Wenn du dann einen Fehler im Lohnlauf vom Februar des letzten Mitarbeiters gemacht, bedeutet das: Der letzte Lohnlauf für diesen Mitarbeiter ist der vom März. Der vorletzte ist in diesem Fall der März der anderen 3 Mitarbeiter. Erst dann kommt der Lohnlauf vom Februar. Um den Februar Lohn zu korrigieren, musst du also den Lohnlauf für den März des einen Mitarbeiter und den März Lohnlauf für die anderen 3 Mitarbeiter zurücksetzen.
Als Alternative kannst du die Korrektur im aktuellen Monat vornehmen. Hast du einem Mitarbeiter zum Beispiel zu viel Lohn ausbezahlt, kannst du jetzt die Lohnbewegung «Monatslohn» hinzufügen und dort einen negativen Betrag eingeben. Dieser Betrag wird also dem Mitarbeiter abgezogen. Das wird automatisch bei den Sozialversicherungsabzügen und der Berechnung des 13. Monatslohns berücksichtigt. Wichtig dabei ist, dass bei diesen Korrekturen das «von-bis» Datum nur auf den aktuellen Monat setzt.