Kann nebst Stunden auch Material abgerechnet werden?
Via Verkauf/Projekte könnt ihr die eingetragenen Zeiten abrechnen, sprich aus den eingetragenen Stunden eine Rechnung erstellen. Dies haben wir detailliert in der folgenden Anleitung beschrieben: https://atlanto.ch/de/faqs/anleitung-projektzeiteintraege/
Nun werden zum Beispiel bei einem Gartenbau-Unternehmen oft Stunden und Material gemischt abgerechnet. In einigen Unternehmen ist zum Beispiel ein Mitarbeiter auf der Baustelle und muss über geleistete Stunden sowie über gebrauchtes Material Buch führen. Später findet die Erstellung sowie der Versand der Rechnung durch Büromitarbeiter statt.
In Atlanto kann man für benutztes Material, nicht wie bei den Stunden, direkt eine Rechnung erstellen, sondern muss das Material manuell als Position auf der Rechnung ergänzen.
Wir empfehlen dafür zwei Workarounds:
Notizen bei den Zeiteinträgen
Du kannst die Notizen bei den Zeiteinträgen benutzen. Die Mitarbeiter können nebst dem Zeiteintrag zusätzlich als Notiz die verwendeten Materialien verwenden. So weiss dann der Büroangestellte, dass Material benutzt wurde und kann dieses bei der Rechnungserstellung dann manuell auf die Rechnung hinzufügen.
Auf der Rechnung wählt ihr dann via «Position hinzufügen» das Material aus eurem Produktekatalog in Atlanto aus.
Falls ihr ebenfalls die Kosten für das eingetragene Material erfassen wollt (z.B. für die Nachkalkulation), könnt ihr dies im Projekt im Reiter «Kosten» machen.
Regierapport
Hat dein Mitarbeiter beispielsweise einen Reparaturauftrag und muss dafür neben den Stunden auch die verwendeten Materialien erfassen, empfehlen wir dafür ein separates Dokument zu erstellen. Dies kann z.B. die Offerte oder die Auftragsbestätigung sein.
Der Mitarbeiter wählt mit dem Tablet (funktioniert auf dem Handy nicht) das Projekt aus und erfasst eine neue Offerte. Aus dem Produktkatalog fügt er die einzelnen Positionen hinzu. Eine dieser Position ist beispielsweise auch die Arbeitszeit. Sobald er alles erfasst hat, kann er diese speichern.
Der Mitarbeiter im Büro kann anschliessend das Projekt öffnen und sieht diese Offerte. Er kann direkt aus dieser Offerte eine Rechnung erstellen und diese dem Kunden schicken. Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Mitarbeiter auf der Baustelle bei der Rapportierung des Auftrages praktisch bereits die Rechnung erstellt.