Kann ich eine Rechnung direkt per E-Mail versenden?
Ja. Man kann alle Auftragsdokumente direkt aus Atlanto per E-Mail verschicken. Hierbei hat man 2 Möglichkeiten. Man verschickt das Mail direkt via Atlanto (Absender ist noreply@atlanto.ch) oder man lädt das E-Mail herunter und schickt es aus dem eigenen Mailprogramm. Der Vorteil der 2. Variante ist, dass die Mails weniger im Spam landen und man die Historie der Mails bei sich im Mailprogramm hat.
Um z.B. die Rechnung zu versenden, geht man auf “Aktionen” (1) und “Als E-Mail versenden” (2)
Anschliessend öffnet sich die Ansicht des Mail Versandes. Hier kann man verschiedene Angaben machen:
- (1) Absender: Wenn man das Mail direkt via Atlanto sendet, erscheint dies als Absender des Mails
- (2) Empfänger: Hat man auf dem Kontakt die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers erfasst, wird diese automatisch hier ausgewählt. Bei Unternehmungen gilt es zu beachten, dass hier die E-Mail Adresse der Ansprechperson gewählt wird, nicht die E-Mail Adresse der Unternehmung. Das bedeutet, dass hier keine E-Mail Adresse ausgewählt wird, wenn keine Ansprechperson auf dem Kontakt erfasst und in der Rechnung als “Ihr Ansprechpartner” ausgewählt ist
- (3) Betreff: Als Betreff wird standardmässig der Dokumententyp (Offerte, Rechnung, Auftragsbestätigung etc.) und die Dokumentennummer ausgewählt. Den Standardbetreff kann man in den Einstellungen unter Verkauf – Texte für jedes Dokument separat anpassen (siehe weiter unten)
- (4) Anhänge: Standardmässig ist das jeweilige Dokument als Pdf angehängt. Man hat die Möglichkeit weitere Anhänge beizulegen. Diese Anhänge kann man in der vorherigen Maske unter “Dateien” hinzufügen.
- (5) Mailtext: Den Text kann man direkt an dieser Stelle anpassen oder als Alternative kann man den Standard Mail-Text in den Einstellungen unter Verkauf – Texte für jedes Dokument separat anpassen (siehe weiter unten)
- (6) Senden: Mit diesem Button sendet man das Mail direkt via Atlanto (Absender: noreply@atlanto.ch)
- (7) Herunterladen: Mit diesem Button kann man das Mail in das eigene Mailprogramm (z.B. Outlook) herunterladen und von dort schicken
In den Einstellungen (1) unter Verkauf (2) – Texte (3) kann man den Standardmailtext für alle Dokumente erfassen. Hier hat man folgende Möglichkeiten:
- (4) Inhaltssprache: In welcher Sprache möchte man den Standard anpassen
- (5) Textetyp: Für welches Dokument (Offerte, Rechnung etc.) möchte man die Angaben erfassen
- (6) Titel, Einleitungstext, Fussnote: Dies sind die Standardangaben was auf das einzelne Dokument gedruckt wird (ist hier nicht relevant)
- (7) E-Mail: Betreff und Text kann hier individualisiert werden
- (8) Logo: Hier kann man ein Logo am Schluss des Mailtextes hinzufügen
