Kann ich meine Kontakte importieren?
Ja, das ist möglich. Es ist möglich die Kontakte per Excel-Upload zu importieren. Dazu muss man die eigenen Kontakte in das vorgegebene Format des Import-Files bringen und kann sie danach in Atlanto importieren. Damit die Kontakte importieren kann, geht man in den Kontaktmanager (1) und klickt das Import Symbol (2) an
Im nächsten Schritt lädt man die Vorlage herunter.
Alle Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Zudem gilt es beim Befüllen der Vorlage verschiedene Sachen zu beachten:
- (1) Firma, Mitarbeiter, Privatperson: Atlanto unterscheidet zwischen diesen Arten von Kontakten. Das bedeutet, dass man pro Art die Lasche befüllen muss. Beim Mitarbeiter ist es wichtig, dass die Firma auch in der Lasche Firma erfasst ist
- (2) Sprache: Die Sprache muss exakt so geschrieben sein, wie es vorgegeben ist (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
- (3) Land: Für das Land gilt dasselbe (z.B. Schweiz, Österreich, Deutschland, Frankreich)
- (4) Adressgruppen und Tags: Sollten diese noch nicht in Atlanto bestehen, erfasst Atlanto automatisch die neuen Adressgruppen oder Tags. Man kann auch neue Adressgruppen und Tags manuell erfassen unter Einstellungen – Kontaktmanager – Adressgruppen / Tags. Mit einem Tag kann man Kontakte mit bestimmten Themen markieren (z.B. alle Kontakte welche eine Weihnachtskarte erhalten sollten)
- (5) Buchungskonto: Hier kann man erfassen, welches Konto in der Buchhaltung gewählt werden soll wenn einer Buchung mit diesem Kontakt gemacht wird
- Zusätzlich gibt es bei den Mitarbeitern noch die Vorgabe, dass die Anrede entweder Herr, Frau, Frau und Herr oder Familie ist
- Die Gross- und Kleinschreibung muss ebenfalls beachtet werden
Hat man die Excelvorlage befüllt, kann man nun den Upload vornehmen. Dazu speichert man die Vorlage ab und schliesst das Excel. Hier erhält man nochmals Hinweise, was man beachten muss und welche Texte erlaubt sind
Sollte man gewisse Vorgaben nicht beachtet haben, dann erscheint beim Upload unten eine Fehlermeldung mit der Erklärung was falsch erfasst wurde.
Beachte, dass keine Dublettenprüfung gemacht wird. Das heisst, auch wenn der Kontakt bereits in Atlanto erfasst ist, dann wird einfach ein 2. Kontakt angelegt. Zudem ist es nicht möglich, den Upload zurückzunehmen. Bereits hochgeladene Kontakte kann man nur manuell löschen
